21 oktober 2021

Administratiekantoor Haarlemenmeer

Administratie advies

facturatieoffice

Een factuur maken voor je bedrijf: het stappenplan

Stel dat je een bedrijf hebt opgezet en het begint aardig te lopen. Dan komt de tijd dat je een factuur moet opstellen voor je klanten. Natuurlijk wil je graag dat die factuur voorzien is van de juiste gegevens, maar wat moet er precies op staan, en hoe moet een factuur er uit zien? Daarom hebben we dit artikel geschreven: om jou op weg te helpen bij een online factuur maken. Voordat we aan de slag gaan moet je natuurlijk wel eerst weten wat een factuur precies is.

Wat is een factuur?

Een factuur is een zakelijk document dat een transactie bevestigd en de klant verzoekt het afgesproken bedrag te betalen. Een gratis factuur maken kan via verschillende websites, maar veel van deze websites zijn overzichtelijk en vragen uiteindelijk geld voor hun diensten. Met Facturatie Office stel je gratis een professionele factuur op, zonder addertjes onder het gras. Zo kun je een goede band met je klanten onderhouden en kan jouw bedrijf sneller groeien.

Wat zijn de belangrijkste onderdelen bij een factuur maken?

Professionele uitstraling

Een professioneel uiterlijk van je zakelijke documenten is een belangrijke eerste stap. Je kan natuurlijk gebruik maken van programma’s als Word of Excel, maar de kans is groot dat dit uiteindelijk veel tijd gaat kosten. Gebruik goede software, is dan ook onze tip. Een goed factuur programma biedt vaak templates aan, waarmee een factuur maken met enkele klikken voor elkaar is.

facturatieoffice

Factuurnummer

Om miscommunicatie te voorkomen, is het belangrijk je factuur te voorzien van een correct factuurnummer. Dit nummer moet logisch zijn voor jouw administratie, zodat je op een later moment snel het juiste document kan terugvinden. Vaak vernoemen klanten het factuurnummer ook in de online betaling. Belangrijk dus, om alles geordend te houden.

Voeg bedrijfsinformatie toe

Tijdens een gratis factuur maken is het essentieel dat je de juiste bedrijfsinformatie vermeldt op het document. Onderstaande punten moet je niet vergeten:

  • Naam van jouw bedrijf, met adres en contactpersoon
  • Naam van de klant, met adres en contactpersoon
  • Officieel geregistreerd adres en KVK-nummer van jouw bedrijf

Heldere, kloppende informatie is essentieel, om te voorkomen dat je factuur niet in behandeling genomen wordt wegens gebrek aan juiste gegevens.

Betaalvoorwaarden

Het is belangrijk om je betaalvoorwaarden te weergeven op je document. Denk hierbij aan het betalingstermijn: is dit 14 dagen, of een maand? Je zult in de praktijk zien dat veel klanten wachten tot de uiterste betaaldatum, of zelfs na deze datum pas betalen. Als je een betalingsherinnering wil sturen is het daarom belangrijk dat je op je eerste document al duidelijk aangeeft wanneer er betaald moet worden, zodat je hier later naar kan refereren.

Productgegevens

De factuur gaat uiteindelijk vooral om de gekochte/verkocht producten. Het is dan ook logisch dat de productgegevens helder op de factuur moeten staan, met bijbehorende prijzen.

Korting

Is er sprake van een korting? Ook dat is belangrijk om mee te nemen op je factuur. Verwerk de korting, en geef het totaalbedrag inclusief en exclusief btw weer onderaan het document.

We hopen dat dit artikel je heeft geholpen bij het opstellen van je online factuur. Meer informatie over facturen en offertes maken, of ben je benieuwd naar een automatisch factuurprogramma? Kijk dan op de website van Facturatie Office.